Ihre Herausforderung

Ihre Rolle umfasst zwei Hauptphasen mit folgenden Schwerpunkten:

Phase 1: Aufbau und Organisation des Backoffice-Bereichs

  • Entwicklung und Implementierung von Backoffice-Strukturen: Aufbau effizienter Verwaltungsprozesse, einschließlich der Definition von Arbeitsabläufen und der Einführung von Standards für eine moderne Hochschulverwaltung
  • Automatisierung der Verwaltungsabläufe: Implementierung von digitalen Lösungen und Automatisierungstools zur Optimierung von Prozessen in den Bereichen An- und Abmeldungen, Studierendenverwaltung, Finanzmanagement und Personalverwaltung
  • Verwaltung der Studierenden: Aufbau eines zentralen Systems zur Verwaltung aller studienbezogenen Prozesse, einschließlich Anmeldungen, Kursbelegungen, Prüfungen und Abschlüsse
  • Finanz- und Budgetmanagement: Entwicklung und Implementierung von Prozessen zur genauen und transparenten Führung von Bilanzen und Budgets
  • Personalangelegenheiten: Aufbau und Organisation der Personalverwaltung, einschließlich der Rekrutierung, Verwaltung von Arbeitsverträgen und Gehaltsabrechnungen
  • Koordination klassischer Backoffice-Aufgaben: Sicherstellung der effizienten Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und anderen administrativen Aufgaben

Phase 2: Nach erfolgreicher Akkreditierung

  • Übernahme der Abteilungsleitung Backoffice: Verantwortung für den reibungslosen Betrieb aller Backoffice-Aktivitäten und die kontinuierliche Optimierung der Prozesse
  • Führung und Weiterentwicklung des Backoffice-Teams: Aufbau und Leitung eines kompetenten Teams, das die hohen Standards der Universität in allen administrativen Bereichen gewährleistet
  • Fortlaufende Prozessoptimierung: Überwachung und Anpassung der automatisierten Verwaltungsabläufe, um die Effizienz und Qualität der administrativen Dienstleistungen zu maximieren
  • Budget- und Bilanzkontrolle: Verantwortlichkeit für die Finanzverwaltung, einschließlich der Überwachung von Budgeteinhaltungen, Finanzberichten und Bilanzen
  • Weiterentwicklung der Personalverwaltung: Sicherstellung einer effizienten und professionellen Personalbetreuung und -entwicklung im Einklang mit den strategischen Zielen der Universität

Ihre Qualifikationen

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium, idealerweise in den Bereichen Betriebswirtschaft, Verwaltungswissenschaften, Personalmanagement oder einem verwandten Fachgebiet. Mindestanforderung ist eine erfolgreich abgeschlossene HAK oder HTL Matura.
  • Mehrjährige Erfahrung in der Leitung eines Backoffice oder einer vergleichbaren administrativen Funktion, vorzugsweise im Hochschul- oder Bildungssektor
  • Fundierte Kenntnisse in der Automatisierung von Verwaltungsprozessen und der Implementierung digitaler Lösungen
  • Erfahrung in der Verwaltung von Studierendenangelegenheiten sowie in Finanz- und Budgetmanagement
  • Kompetenz in Personalangelegenheiten, einschließlich der Verwaltung von Arbeitsverträgen und der Gehaltsabrechnung
  • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Prozesse effizient zu steuern
  • Ausgeprägte Führungsqualitäten, Kommunikationsstärke und Teamorientierung
  • Hohe Affinität zu digitalen Tools und die Bereitschaft, innovative Lösungen umzusetzen

Unser Angebot

  • Eine einzigartige Gelegenheit, den Aufbau einer innovativen und zukunftsorientierten Medizinuniversität von Grund auf mitzugestalten.
  • Eine verantwortungsvolle Führungsposition mit großem Gestaltungsspielraum und langfristiger Perspektive.
  • Ein dynamisches Arbeitsumfeld mit starkem Fokus auf Digitalisierung und Prozessoptimierung.
  • Attraktive Vergütung und umfangreiche Weiterentwicklungsmöglichkeiten